Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen Daten ist: Eren Kutay (unter der Marke „MedoraLab“). Anschrift: Maslak Mah. Eski Büyükdere Cad. Giz 2000 Plaza No: 7 D: 34, 34485 Sarıyer/İstanbul. E-Mail: info@medoralab.com.

Für die Daten der Patienten einer Praxis ist die Praxis der Verantwortliche und MedoraLab der Auftragsverarbeiter. Diese Daten werden im Datenschutzhinweis (KVKK) und im mit der Praxis geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben.

Demo-Formular und Antragsformular für das individuelle Paket: Vor- und Nachname, Praxisname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, die Fachgebiete, für die Sie sich interessieren, die für das individuelle Paket gewählten Einstellungen und Ihre optionale Nachricht.

Support-Formular: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der Praxisname, Betreff und Ihre Nachricht. Bei einer aus dem Panel gestellten Anfrage kommen die Praxis, die Rolle des Nutzers und technischer Kontext (Browser, Anwendungsversion) hinzu; ein Screenshot wird nur als Link entgegengenommen.

Registrierung und Abrechnung: Firmenname der Praxis, Steuernummer und Finanzamt, Anschrift, Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der vertretungsberechtigten Person, Website- oder Instagram-Adresse. Kartendaten werden beim Zahlungsinstitut gespeichert; bei uns liegen nur der vom Zahlungsinstitut vergebene Kartenschlüssel und die letzten vier Ziffern der Karte. Die zur Prüfung angeforderte Steuerbescheinigung wird nur per E-Mail weitergeleitet und nicht in der Anwendung gespeichert.

Einrichtungsgespräch: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und die von Ihnen gewählte Uhrzeit.

Panel-Nutzer: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, eine nicht umkehrbare Prüfsumme des Passworts und Sitzungsdaten (Gerätetyp, Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Nutzung).

Vertragsnachweise: welches Dokument in welcher Version von wem, in welcher Rolle und wann akzeptiert oder gelesen wurde, eine Prüfsumme des akzeptierten Textes und eine nicht umkehrbare Prüfsumme der IP-Adresse.

Sicherheit: eine nicht umkehrbare Prüfsumme der IP-Adresse, um fehlgeschlagene Anmeldeversuche und den Missbrauch der Formulare zu begrenzen. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert.

Hilfe-Blase: Ihre Frage wird zur Erzeugung einer Antwort an den KI-Anbieter gesendet und nicht gespeichert; die Anzahl der Nutzungen und eine Prüfsumme der IP-Adresse werden zur Begrenzung von Missbrauch aufbewahrt.

Beantwortung Ihrer Demo-Anfrage, Ihres Antrags für das individuelle Paket und Ihrer Supportanfrage: die Verarbeitung steht in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Erfüllung eines Vertrags (Art. 5 Abs. 2 lit. c des Gesetzes).

Eröffnung und Führung der Mitgliedschaft, Entgegennahme der Zahlung, Prüfung des Zugangs zum Panel und Durchführung des Einrichtungsgesprächs: Abschluss und Erfüllung des Vertrags (Art. 5 Abs. 2 lit. c des Gesetzes).

Rechnungen und steuerliche Aufzeichnungen: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 5 Abs. 2 lit. ç des Gesetzes).

Aufbewahrung der Vertragsbestätigungen als Nachweis: Begründung, Ausübung oder Schutz eines Rechts (Art. 5 Abs. 2 lit. e des Gesetzes).

Verhinderung von Missbrauch und Gewährleistung der Sicherheit des Dienstes: unser berechtigtes Interesse, sofern Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht beeinträchtigt werden (Art. 5 Abs. 2 lit. f des Gesetzes).

Für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen verlangen wir keine ausdrückliche Einwilligung, und wir verwenden Ihre Daten nicht für den Versand von Werbenachrichten.

Der Zugriff ist auf die Mitarbeitenden von MedoraLab beschränkt, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind. Nachrichteninhalte, Namen und Telefonnummern der Patienten einer Praxis können auch im Support nicht eingesehen werden: Im Panel gibt es keinen Schalter, keine Einstellung und keinen Datensatz, der sie den Support-Mitarbeitenden öffnen würde.

Demo-Anfragen und Anträge für das individuelle Paket: werden ohne folgende Geschäftsbeziehung höchstens 12 Monate aufbewahrt und danach gelöscht.

Supportanfragen: werden höchstens 12 Monate aufbewahrt und danach gelöscht.

Unvollständige Registrierungsanfragen: werden nach 30 Tagen gelöscht. Die Registrierungsanfrage selbst wird nach 45 Minuten unbrauchbar.

Daten zum Einrichtungsgespräch: werden nach 90 Tagen gelöscht.

Panel-Nutzerdaten und Vertragsnachweise: werden aufbewahrt, solange die Mitgliedschaft der Praxis besteht. Ein Vertragsnachweis bleibt auch bestehen, wenn das Konto der Person gelöscht wird, die akzeptiert hat; er wird gelöscht, wenn das Praxiskonto endgültig gelöscht wird.

Sitzungsdaten: solange das Konto besteht; sie werden mit „Auf allen Geräten abmelden“ oder bei Löschung des Kontos gelöscht.

Fehlgeschlagene Anmeldeversuche: werden nach 1 Tag gelöscht.

Hilfe-Blase: die Prüfsumme der IP-Adresse wird nach 24 Stunden gelöscht, der Nutzungszähler nach 90 Tagen; Ihre Frage wird gar nicht gespeichert.

Bestätigungscode für Löschanfragen, die über Meta eingehen: wird nach 180 Tagen gelöscht.

Zahlungs- und Rechnungsdaten: werden für die nach den steuerrechtlichen Vorschriften vorgesehene Dauer aufbewahrt; auch wenn das Praxiskonto gelöscht wird, werden sie von der Praxis getrennt weiter aufbewahrt.

Eine Praxis pausiert oder kündigt ihre Mitgliedschaft nicht selbst; sie stellt eine Anfrage über die Mitgliedschaftsseite im Panel, die Hilfe-Blase, die WhatsApp-Supportlinie oder per E-Mail. Die Anfrage wird spätestens innerhalb von 30 Tagen erledigt.

Eine Pause dauert höchstens sechs Monate. In dieser Zeit stehen der KI-Assistent und die Nachrichtenkanäle still, die Daten bleiben erhalten und das Panel ist schreibgeschützt. Während der Pause wird kein Entgelt berechnet; die Restlaufzeit des bezahlten Zeitraums läuft nach dem Ende der Pause dort weiter, wo sie stehen geblieben ist. Nach Ablauf der Frist geht die Mitgliedschaft in die Kündigung über.

Bei einer Kündigung läuft der Dienst bei monatlicher Zahlung bis zum Ende des bezahlten Monats, bei jährlicher Zahlung bis zum Ende des bezahlten Zeitraums; die Restzeit wird nicht erstattet. Endet der Dienst, erhält die Praxis per E-Mail einen Link, um ihre Daten als Excel-Datei herunterzuladen, und die Kündigung kann innerhalb von 30 Tagen rückgängig gemacht werden; nach Ablauf dieser Frist werden alle Datensätze der Praxis endgültig gelöscht.

Verlangt ein Patient die Löschung seiner eigenen Daten, wird dies sofort bearbeitet, auch wenn die Mitgliedschaft pausiert oder gekündigt ist.

Für die Erbringung des Dienstes setzen wir die folgenden Anbieter ein. An jeden wird nur die Daten übermittelt, die er für seine eigene Aufgabe benötigt; wir verkaufen Ihre Daten nicht an Dritte und übertragen sie nicht zu Werbezwecken.

Da ein Teil der Anbieter seinen Sitz in den Vereinigten Staaten hat, können personenbezogene Daten im Rahmen von Art. 9 des Gesetzes ins Ausland übermittelt werden. Zu diesem Zweck wird mit den Unterauftragsverarbeitern das Verfahren der Standardverträge durchgeführt. Die Übermittlung beruht nicht auf einer ausdrücklichen Einwilligung.

Nach Art. 11 des Gesetzes haben Sie das Recht, zu erfahren, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden; im Fall der Verarbeitung Auskunft darüber zu verlangen; den Zweck der Verarbeitung und die zweckgemäße Verwendung zu erfahren; die Dritten im In- oder Ausland zu kennen, an die die Daten übermittelt wurden; bei unvollständiger oder unrichtiger Verarbeitung die Berichtigung zu verlangen; unter den Voraussetzungen des Art. 7 des Gesetzes die Löschung oder Vernichtung zu verlangen; zu verlangen, dass diese Vorgänge den Dritten mitgeteilt werden, an die die Daten übermittelt wurden; einem Ergebnis zu Ihrem Nachteil zu widersprechen, das ausschließlich durch die Auswertung mittels automatisierter Systeme entsteht; und bei einem Schaden infolge rechtswidriger Verarbeitung Ersatz des Schadens zu verlangen.

Ihren Antrag können Sie per E-Mail an info@medoralab.com oder schriftlich an Maslak Mah. Eski Büyükdere Cad. Giz 2000 Plaza No: 7 D: 34, 34485 Sarıyer/İstanbul richten. Wir können die zur Prüfung Ihrer Identität erforderlichen Angaben anfordern. Ihr Antrag wird spätestens innerhalb von 30 Tagen kostenlos erledigt.

Wird Ihr Antrag abgelehnt, halten Sie die Antwort für unzureichend oder wird nicht fristgerecht geantwortet, können Sie innerhalb von 30 Tagen ab Kenntnis der Antwort, in jedem Fall aber innerhalb von 60 Tagen ab Antragstellung, Beschwerde beim Datenschutzrat (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) einlegen.

Bei Fragen zum Datenschutz: info@medoralab.com

Wenn eine Praxis ihr WhatsApp-Business- oder Instagram-Konto mit MedoraLab verbindet, erhalten wir von Meta einen Zugriffsschlüssel, die Konto-ID und den Anzeigenamen. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert, nur zum Senden und Empfangen der Nachrichten dieser Praxis verwendet und beim Entfernen der Verbindung gelöscht.

Löschanfragen, die uns über Meta erreichen, werden auf demselben Weg bearbeitet wie die eigene Anfrage eines Patienten „Bitte löschen Sie meine Daten“. Einzelheiten stehen auf der Seite Anleitung zur Datenlöschung: medoralab.com/de/veri-silme